Politique de confidentialité

Politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels

À la suite de la mise en application des nouvelles dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), communément appelée Loi 25 au Québec, Neurones et Cie a élaboré la présente politique de confidentialité afin de respecter votre vie privée.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

Lorsque vous utilisez nos services, vous nous confiez vos renseignements personnels. Les renseignements personnels concernent l’ensemble des informations permettant d’identifier une personne physique directement ou indirectement et ce, sous différentes modalités (écrites, verbales, informatiques).

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels et confidentiels afin de remplir le mandat confié par les demandeurs de services et de vous fournir différents services de manière adéquate et personnalisée. Les renseignements personnels que nous collectons, strictement nécessaires aux fins déterminées avant la collecte, le sont de diverses manières, notamment par le biais de nos différentes formes de communication (visuelle, verbale, écrite, etc.).

Formulaires web
En remplissant et en soumettant tous formulaires sur notre site web, vous consentez à ce que nous utilisions vos données pour le service associé. Cette collecte s’effectue dans l’unique but de communiquer avec vous, de vous soumettre une offre de services, de vous communiquer de l’information quant aux services offerts par Neurones et Cie ou tout autre information pertinente. Les renseignements personnels suivant sont collectés afin de pouvoir traiter une demande de services : prénom et nom du client et de ses parents, date de naissance, coordonnées téléphoniques et adresse courriel du client et/ou de sa famille, motif de la demande de consultation.

Services cliniques

Lors du suivi ou de l’évaluation, Neurones et Cie est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient (p.ex. formulaire et questionnaires complétés par la personne, sa famille ou tiers). Ces renseignements sont utilisés pour la durée du suivi, tant que le dossier demeurera actif. Nous nous assurons que tous les professionnels pratiquant chez Neurones et Cie protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès et ce, quelle que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Sous réserve des exceptions et exigences des lois applicables, nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels à des tiers sans le consentement et à la signature de formulaire à cet effet par la personne et les tuteurs légaux, si celle-ci est âgée de moins de 14 ans. Concernant nos clients de moins de 14 ans, l’autorisation de l’autorité parentale est spécifiquement demandée. Les articles 13 et 14 du Code Civil stipulent respectivement que le consentement aux soins requis par l’état de santé du mineur est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur.

Courriels
En donnant votre consentement par courriel, vous autorisez Neurones et Cie à utiliser l’adresse électronique que vous avez fournie pour vous contacter, transmettre des informations relatives à notre processus, partager de l’information écrite et visuelle et programmer ou confirmer des rendez-vous. Vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment en communiquant avec notre Responsable à la protection des renseignements personnels.

CONSERVATIONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont conservés de manière sécuritaire et confidentielle par la clinique Neurones et Cie ainsi que par chacun des professionnels y pratiquant. Tel que précisé par les dispositions légales, les dossiers clients doivent être conservés 5 ans par les divers professionnels.

Neurones et Cie met en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé et l’utilisation inappropriée. Seules les personnes autorisées ayant besoin de ces informations pour des raisons professionnelles et légales y ont accès. Ils ont été formés et sont tenus de respecter la confidentialité de vos données.

Nous avons également mis en place des procédures et des ressources spécifiques pour documenter et gérer les incidents de sécurité dans les meilleures conditions possibles.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES PERSONNES TRAVAILLANT À LA CLINIQUE NEURONES ET CIE

DANS LE TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La désignation d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels;
La tenue d’un registre des incidents de confidentialité;
La déclaration à la Commission d’accès à l’information du Québec de tout incident de confidentialité, ainsi qu’aux personnes touchées;
L’établissement et le déploiement d’un plan de gestion des incidents de confidentialité;
L’adoption d’une approche transparente au sujet du consentement et de la collecte de renseignements personnels.

DROITS DE L’UTILISATEUR

Vous pouvez, sous réserve de toute restriction de nature réglementaire ou contractuelle, consulter, faire corriger ou détruire les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous répondrons à votre demande dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de la date de réception de la demande écrite et dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que l’information ne peut être divulguée pour des raisons légales ou de sécurité. Ces limitations sont décrites dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) ainsi que dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).

MODIFICATIONS ET MISES À JOUR DE CETTE POLITIQUE

Neurones et Cie se réserve le droit de réviser sa politique à tout moment, en fonction de l’évolution de ses activités, des lois en vigueur, de la disponibilité de nouvelles technologies, ou de l’introduction de nouveaux produits, services ou fonctionnalités.

TRAITEMENT DES PLAINTES

Si vous avez des préoccupations, des questions, des requêtes, des plaintes, ou des commentaires concernant notre politique de confidentialité ou la gestion de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable à la protection des renseignements personnels, Mme Elsa Gilbert à l’adresse suivante : info@neuronesetcie.com